Migliori Software di conformità HR
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Che cos'è il software di conformità HR?
I dipartimenti HR affrontano rischi significativi di conformità e applicazione mentre gestiscono tutte le politiche interne ed esterne. I professionisti e i manager delle risorse umane utilizzano il software di conformità HR per rimanere aggiornati con le normative governative federali, statali e locali in continua evoluzione, le leggi sul lavoro, le politiche aziendali e così via. Attraverso l'uso di questa tecnologia, i professionisti delle risorse umane sono in grado di mantenere e gestire la conformità normativa, determinare come influisce sulle prestazioni aziendali e migliorare i programmi di conformità delle loro aziende.
Poiché nuove legislazioni come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'UE continuano ad ampliarsi, le organizzazioni devono rimanere al passo con queste leggi in continua crescita ed espansione per mantenere la conformità. La tecnologia regolamentare (regtech) è stata tipicamente considerata una sottocategoria della tecnologia finanziaria (fintech) perché aiuta le istituzioni finanziarie a soddisfare le normative di conformità finanziaria. La regtech ha visto un aumento di popolarità negli ultimi anni, in parte a causa dell'ascesa di prodotti fintech dirompenti e del ruolo essenziale che la regtech svolge nell'HRtech. Regtech e HRtech continueranno a fondersi man mano che legislazioni come il GDPR influenzano il modo in cui le organizzazioni possono archiviare, elaborare e gestire le informazioni sui dipendenti.
La tecnologia di conformità HR può aiutare le aziende, i manager e i professionisti delle risorse umane a prendere decisioni più informate. Il software di conformità HR è spesso integrato con i sistemi HR di base, i sistemi informativi delle risorse umane (HRIS) o i sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), o è offerto come soluzione aggiuntiva. Queste soluzioni di conformità forniscono agli utenti un hub centrale per gestire tutte le questioni, le attività e i compiti relativi alla conformità. Il software di conformità HR mantiene informazioni aggiornate sulle leggi specifiche del settore, rendendo più facile per le aziende mantenere la conformità del settore. Il software di conformità HR semplifica l'organizzazione della documentazione dei dipendenti, la conformità salariale e dei benefici, la sicurezza delle informazioni sensibili e la mitigazione di eventuali errori che potrebbero comportare una non conformità involontaria.
Vantaggi chiave del software di conformità HR
- Mantenere la conformità alle politiche federali, statali e aziendali per buste paga, benefici, rischi e sicurezza, reclutamento, relazioni con i dipendenti e così via
- Creare notifiche e avvisi per aggiornamenti legislativi e normativi rilevanti
- Tracciare modifiche e aggiornamenti ai documenti e ai file dei dipendenti
- Proteggere in modo sicuro tutti i documenti e i dati dei dipendenti
- Automatizzare la reportistica per la legislazione e le norme rilevanti
- Creare ruoli e permessi specifici con diversi livelli di accesso
Perché utilizzare il software di conformità HR?
Il software di conformità HR aiuta le organizzazioni, i dipartimenti HR e il personale HR a mantenere la conformità, gestire cambiamenti normativi complessi e migliorare le pratiche HR. Se le aziende non riescono a mantenere accuratamente la conformità, errori e problemi possono comportare quanto segue:
Sanzioni — Le sanzioni sono elevate per qualsiasi errore di conformità, inclusi errori e omissioni, moduli mancanti o esistenza di moduli che avrebbero dovuto essere eliminati, incoerenze, impiego illegale e così via. Il software di conformità HR aiuterà i dipartimenti HR a evitare errori di conformità e a mantenere la coerenza in tutti i documenti. Ad esempio, la tecnologia di conformità avviserà l'HR quando i moduli devono essere scartati a seguito di una cessazione del rapporto di lavoro. Le sanzioni per non conformità potrebbero costare ai datori di lavoro da $25 per dipendente al giorno per errori di segnalazione di nuove assunzioni fino a oltre $1.500.000 all'anno per sanzioni 1099.
Chi utilizza il software di conformità HR?
Le aziende grandi, piccole e medie devono conformarsi alla legislazione statale e federale in continua evoluzione e alle politiche aziendali. Il software di conformità HR fornisce alle aziende, ai dipartimenti HR e al personale HR soluzioni semplificate per gestire e mantenere con cura tutta la conformità all'interno dell'organizzazione. Queste soluzioni potrebbero includere formazione sulla conformità HR, gestione degli audit HR, manuali dei dipendenti e altro ancora.
Le organizzazioni piccole e medie, in particolare, potrebbero avere difficoltà a tenere il passo con la conformità HR poiché nuove legislazioni vengono continuamente introdotte. In particolare quando il team HR è piccolo (o addirittura composto da una sola persona), la loro capacità diventa rapidamente limitata. Il software di conformità HR è essenziale per mantenere la conformità in tutti i dipartimenti nel modo più semplificato e semplice possibile.
Tipi di software di conformità HR
La conformità HR copre una varietà di aree per aiutare le aziende e i dipartimenti HR a mantenere la conformità su scala aziendale. Mentre alcuni fornitori offrono soluzioni complete che affrontano tutte le aree della conformità HR, la maggior parte dei fornitori si concentra su una soluzione di conformità specifica come benefici o buste paga. Di seguito è riportato un elenco di aree che il software di conformità HR affronta:
Conformità ai benefici — I programmi di benefici devono conformarsi a specifiche legislazioni. Il software di conformità HR aiuta i direttori dei programmi a mantenere la conformità con l'ultimo Affordable Care Act (ACA), conto di spesa flessibile (FSA), conto di risparmio sanitario (HSA), Employee Retirement Income Security Act del 1974 (ERISA) e Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA). Queste soluzioni si concentrano sulle seguenti preoccupazioni di conformità: Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Family and Medical Leave Act (FMLA), Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA), Children’s Health Insurance Program Reauthorization Act (CHIPRA), Mental Health Parity and Addiction Equity Act (MHPAEA) e Fair Labor Standards Act (FLSA).
Relazioni con i dipendenti — Questo tipo di software di conformità HR aiuta le organizzazioni a gestire cambiamenti normativi complessi e a prepararsi per gli audit dell'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Forniscono anche supervisione nei Programmi di Azione Affermativa (AAP) con piani conformi, gestione, formazione e analisi quantitativa per supportare le decisioni sui talenti e ridurre sanzioni e multe.
Lavoro e occupazione — La corretta verifica dell'idoneità dei dipendenti è necessaria per confermare l'identità di un nuovo assunto e verificare che sia idoneo all'impiego. Il software di conformità HR aiuta il personale HR a raccogliere, organizzare e mantenere tutta la documentazione di idoneità all'impiego.
Buste paga — I processi di buste paga devono conformarsi alla legislazione locale, statale e federale. La conformità alle buste paga sovrintende a tutti gli aspetti della produzione delle buste paga, inclusa la cattura e il calcolo dei dati delle buste paga. Queste soluzioni di conformità HR gestiscono anche le specifiche delle leggi federali e statali, adattando gli sforzi di conformità alla posizione dell'organizzazione o del dipendente. Si concentrano sulle seguenti preoccupazioni di conformità: FLSA, Federal Insurance Contributions Act (FICA), Federal Unemployment Tax Act (FUTA) e Sarbanes-Oxley Act (SOX).
Rischi e sicurezza — I dipartimenti HR e i professionisti utilizzano il software di conformità HR per monitorare, gestire e applicare la sicurezza sul lavoro in tutta l'organizzazione. Queste soluzioni si concentrano sulle seguenti preoccupazioni di conformità: Mine Safety and Health Administration (MSHA) e Occupational Safety and Health Administration (OSHA).
Reclutamento — Le organizzazioni e i dipartimenti HR devono mantenere la conformità con le normative statali e federali quando reclutano e assumono nuovi talenti. La conformità al reclutamento può essere particolarmente difficile da gestire per le piccole e medie imprese con solo piccoli team HR o singoli membri del personale HR. Queste soluzioni si concentrano sulle seguenti preoccupazioni di conformità: Consumer Credit Protection Act (CCPA), FLSA, Equal Employment Opportunity/Affirmative Action (EEO/AA), Department of Labor, Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP).
Software e servizi correlati al software di conformità HR
Le seguenti soluzioni si integreranno con il software di conformità HR o forniranno la conformità come parte della loro soluzione aziendale.
Software HR di base — Il software HR di base è spesso implementato come parte di una suite di gestione HR integrata e fornisce funzionalità di conformità HR o si integra con la tecnologia di conformità HR per garantire la conformità in tutti i settori necessari.
Software per buste paga — Le soluzioni per buste paga aiutano i team HR e contabili ad automatizzare i processi di buste paga per risparmiare tempo e garantire una contabilità accurata e conforme.
Software di amministrazione dei benefici — Il software di amministrazione dei benefici aiuta le organizzazioni e i dipartimenti HR ad amministrare pacchetti di benefici competitivi per i dipendenti mantenendo la conformità.
Software PEO — Le soluzioni di organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO) sono tipicamente utilizzate da piccole e medie imprese (PMI) che potrebbero non avere un dipartimento HR autonomo. Queste soluzioni aiutano le piccole imprese ad accedere a soluzioni HR scalabili e convenienti mantenendo la conformità.
